很多公司在規劃辦公室時會優先考量風格與預算，希望工作環境能兼具美感和機能。但實際使用後卻發現有些區域長期閒置、會議室卻總是約滿，或團隊之間的溝通效率不如預期。
這類問題其實不一定是設計層面上出問題，可能是規劃邏輯沒有符合公司的工作模式與組織需求。而 workplace strategy 的概念，正是用來解決這類問題的關鍵，本文將帶你理解 workplace strategy 的核心思維與辦公室空間規劃原則。
Workplace Strategy 是什麼？如何重新定義辦公室空間規劃？
所謂 workplace strategy，不只是單純的空間設計，而是從公司目標與工作模式出發的規劃方法。它會先理解組織如何運作、部門如何互動，以及員工在不同情境下的使用需求，再進一步思考空間應該如何配置，才能支援效率、溝通與協作。
換句話說，傳統辦公室設計多半著重在空間美感、格局與設備配置；而 workplace strategy 更重視空間是否能回應實際工作需求。
為什麼 Workplace Strategy 對現代企業越來越重要？
隨著混合辦公逐漸成為常態，辦公室不再是唯一的工作場所，公司也需要重新思考，員工為什麼要進辦公室？空間是否真的提供了遠端無法取代的價值？
同時，員工對工作環境的期待也慢慢提高，除了基本機能，更在意自主性、靈活性與團隊互動，有了舒適的辦公空間，也有助於吸引和留住人才。從這些變化來看，workplace strategy 不僅是空間規劃的方法，更是幫助公司在面對未來工作型態時的重要基礎。
辦公空間也需要定期健檢？國外企業的 Workplace Strategy 思維
在國外，辦公室空間規劃不是設計完成就結案的工作。許多企業會將 workplace strategy 視為長期的空間管理方式，並定期檢視與數據分析，確認辦公室是否仍符合團隊的工作模式與企業發展需求。
以國際商用不動產與空間規劃公司為例，CBRE 推出 workplace solutions，協助企業從策略、變革管理到從使用者需求出發，規劃更符合實際工作的辦公環境。而 JLL 的 occupancy and space planning 則強調透過即時空間使用數據，幫助企業面對混合辦公與不斷變動的空間需求。M Moser Associates 也將 workplace strategy 用於打造高效能辦公空間，並連結企業目標、員工體驗與品牌願景。
為什麼辦公室空間總是不夠用？先檢查這 3 個空間規劃問題
問題1｜空間利用率失衡
許多辦公室存在明顯的使用落差，常見情況像是部分區域長期閒置，但會議室卻經常預約滿檔，或是固定座位區使用率偏低，卻佔了大量空間，顯示空間配置與實際使用需求脫節。
問題2｜動線與部門配置不佳
大部分企業的辦公室座位會依照部門編制或管理層級劃分，而非以實際協作頻率為配置依據，可能導致需要頻繁溝通的團隊被分散在不同區域或樓層，每次跨區討論都需額外耗費移動時間與協調成本。
問題3｜辦公室無法支援新工作型態
隨著混合辦公逐漸普及，多數傳統辦公室仍以固定工位為主要配置，缺乏適合小型視訊會議的隔音空間、彈性使用的開放區域以及支援遠端協作的硬體設備，增加同仁的工作體驗落差，影響協作效率。
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Workplace Strategy 怎麼規劃？3 個辦公室空間策略原則
辦公室空間規劃不只是風格與配置的選擇，還需要從公司運作方式與實際使用情況出發。有了 workplace strategy 的規劃，能優化空間利用率，讓辦公室設計更完整，也可以解決效率不佳的問題。以下 3 個原則，幫助辦公室成為高效的工作空間：
辦公室規劃原則1｜以工作行為為核心，而非坪數配置
傳統規劃常以坪數或人數來分配空間，但不同工作型態對空間需求差異很大，因此在規劃辦公室前，應先釐清不同角色的工作方式。
例如工程、財務等職位，通常需要長時間專注，而業務或專案角色則需要頻繁討論與協作，才能讓空間對應實際使用需求。
辦公室規劃原則2｜提升空間利用率，而非盲目擴張
面對空間不足的問題，多數企業的第一反應是擴大辦公室，但問題可能出在空間配置不均，建議在考慮擴張之前，找出長期閒置或低使用率的空間，重新分配資源。
像是將長期空置的座位轉為共享工位，或將低使用率的大型會議室拆分為多間小型視訊會議空間。透過明確的功能分區，讓員工依需求選擇適合的工作環境，例如設置需要安靜的專注區、鼓勵互動的協作區，以及可彈性調度的多功能空間等。
辦公室規劃原則3｜優化動線，降低部門溝通成本
辦公室的動線與部門配置，直接影響日常溝通的效率與成本。優化的起點是釐清各部門之間的實際協作頻率，再據此調整座位與動線安排。合作頻繁的團隊應盡量集中於相近區域，並在其間設置共享討論空間。
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辦公室該什麼時候導入 Workplace Strategy？
大部分公司不會一開始就意識到需要 workplace strategy，多是在日常運作出現問題後，才開始重新檢視辦公室空間規劃。當辦公室開始影響效率、溝通或員工體驗時，其實就是導入 workplace strategy 的合適時機。實際情境如下：
- 空間使用效率下降：明明還有空位，卻經常覺得空間不夠用，或部分區域長期閒置。
- 團隊溝通出現瓶頸：跨部門合作不順，討論成本增加，甚至影響決策速度。
- 公司進入擴編或搬遷階段：人數成長、組織調整，既有配置已無法支援新的團隊需求。
- 混合辦公導入後出現落差：辦公室使用率變得不穩定，原有固定座位配置無法支援新的工作模式。
當出現以上 4 種情況時，代表現有的辦公室空間沒辦法完全支援日常運作。與其持續在既有的配置上調整，不如從策略層面重新思考，讓辦公室空間規劃回到公司需求本身。
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很多時候，辦公室使用一段時間後才會發現問題，而這些狀況其實都跟一開始的空間規劃方式有關。
B-STUDIO 擁有豐富的辦公室設計案例，會從實際使用情境出發，重新思考空間該怎麼配置，並依據不同產業需求與空間條件提供客製化的辦公室空間規劃與設計建議，讓每個區域都能被好好利用，也更貼近團隊的工作方式。
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